Успех неизбежен!
phone
  • (069) 293-05-09
  • (978) 032-66-79
  • (978) 744-46-86
ETOVСевастопольОкрыляем успехом, ОООСтатьиКТО УПРАВЛЯЕТ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ?
Контакты

КТО УПРАВЛЯЕТ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ?

Жизнь руководителя уплотнена до предела, его рабочий день ненормирован, и все же часто не удается вовремя завершить все дела, выполнить все данные обещания. При этом все больше нарастает ощущение цейтнота, организм реагирует на нехватку времени как на стресс, отвечая изменением самочувствия, а затем и серьезными сбоями.

Возможно ли управлять временем? Реально ли делать все намеченное? Есть ли способы все успевать, оставаясь спокойным? Давайте разбираться…
Симптомы недостатка времени:

· Постоянная спешка, суетливость

· Невозможность сосредоточиться на одной задаче

· Желание сделать все дела

· Отсутствие четкого распределения дел по степени важности

· Большой поток рутинных и срочных дел

· Секретарь не в курсе дел своего руководителя

· Несвоевременность ответов на деловые письма

· Постоянные помехи в работе. Отвлекающие телефонные звонки, посетители

· Доработки дома, за счет времени, предназначенного для отдыха

· Выполнение работы за своих подчиненных

· Ощущение хронической усталости и цейтнота

· Ухудшение взаимоотношений в коллективе, конфликты

Если Вы наблюдаете эти симптомы в своей работе, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимы инструменты более эффективного его использования. Но прежде чем переходить к ним, ответьте на вопрос: зачем Вам нужно время? Какие цели Вы ставите перед собой? Соотносится ли то, что Вы делаете каждый день с долгосрочными целями и смыслом Вашей жизни? Только если Ваши жизненные цели включены в ежедневную деятельность, планирование будет эффективным, а удовлетворенность от жизни высокой

Инструменты управления временем

Выделение жизненных целей

Итак, прежде всего необходимо определить:

· Есть ли у Вас в жизни цели, которых Вы хотите достичь?

· Делаете ли Вы что-либо каждый день для реализации этих целей?

· Делаете ли Вы это оптимально?

· Создайте свою Декларацию жизненных целей, обдумав следующие вопросы:
Каковы мои жизненные цели?
Чего я хочу достичь в ближайшие 3 (5) лет?
Что мне необходимо сделать в течение будущих 6 месяцев?

Ответив на эти вопросы или даже выписав цели на бумаге, проанализируйте списки. Если они похожи, значит, Ваши цели непротиворечивы. Если они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать какого-то времени, чтобы делать то, что хочется? Может быть, начать уже прямо сейчас?

Определение приоритетов

Скорее всего, количество целей, которых Вы хотели бы достичь, значительно превышает время Вашей жизни. Поэтому необходимо определить приоритеты. Распределите Ваши цели по степени важности. Если Вы испытываете затруднения в расстановке приоритетов, помочь Вам может притча: “Вы с караваном верблюдов пересекаете пустыню. Вдруг на вас нападают разбойники. Главарь разбойников говорит Вам: Или мы тебя убьем, или отдай одну из своих целей”. Отдайте ту цель, которую жаль меньше всего, и присвойте ей последний номер в Вашем списке”. Таким образом, Вы выделите самые важные цели в нем.

Теперь Вы получили то, что хотели бы сделать с Вашей жизнью на данном ее этапе.

После того, как определены главные жизненные цели, можно переходить к планированию, как долгосрочному, так и краткосрочному.

То есть определить те дела, которые будут способствовать достижению ваших самых важных целей

Планирование дальнейших действий

Планирование является мощным инструментом организации времени, но сначала необходимо установить то, на что тратится Ваше время?

“Инвентаризация времени”

Для некоторых людей постоянный учет времени является организующим фактором, и они ведут его всю жизнь, расписывая свою жизнь по минутам. Необходимо отметить, что иногда он может явиться источником сильного напряжения и принести больше вреда, чем пользы. Золотой серединой является учет по выбранным параметрам. Например, если Вы работаете над важным проектом, полезным будет являться учет времени, затраченного на этот проект. Но на этапе инвентаризации (учета временных потерь) тотальный учет времени необходим.
Данные вносите в таблицу: “Анализ видов деятельности и расхода времени”, состоящую из двух граф: “Вид деятельности” и “Расход времени”.
Заносите, по возможности, все сделанные за день дела и фиксируйте затраченное время с точностью в 10 минут. Этап инвентаризации занимает одну неделю.
Постоянно анализируйте записи. Подумайте, какие дела Вы могли бы делегировать? Какие дела можно делать более эффективно? Какие можно не делать вообще?

Список “Что надо сделать?”

Наиболее распространенный способ планирования – это составление списка дел.
Многие каждый день составляют список “Что надо сделать” и по мере выполнения вычеркивают из него дела, а также вписывают новые. Это полезная привычка, однако:

Не вносите в этот список обычные цикличные дела, вроде чистки зубов или утреннего кофе. Внесите только дела, требующие Вашего внимания

Составляя список дел, распределите дела по важности и выделите примерно по 4 самых приоритетных для каждой цели

Начинайте с самых важных дел. Помните о правиле 80:20. 80% успеха приносит выполнение 20% дел. Т.е. 2 дела из 10 принесут Вам максимум успеха! Не попадайте в ловушку выполнения сначала легких дел, чтобы вычеркнуть их из списка. Выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня. Сначала выполняйте наиболее важные дела. Для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их!

Если Вы замечаете, что затягиваете время начала работы над важным или неприятным делом, Вам необходима программа борьбы с промедлением. Промедление – одно из главных препятствий в достижении цели!

Определите бюджет своего времени и совокупность задач. При планировании используйте правило 40:60. 60% времени планируйте, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время

Лучше, если Ваши списки дел на день и неделю будут собраны в Вашем ежедневнике таким образом, чтобы самые важные дела были наверху, за ними менее важные.
Теперь у Вас есть логически стройная система планирования. Составляйте планы систематически, только тогда они принесут Вам пользу. Выделите для планирования полчаса вечером или утром. Тогда Ваш день будет проходить более спокойно

Выполнение планов

Возможно, Вы запланировали все же больше дел, чем в состоянии выполнить. Следовательно, необходимы дополнительные ресурсы
Для начала, разделите все дела на четыре категории:

· Важные и срочные

· Важные, но не срочные

· Срочные, но не важные

· Не срочные и не важные

Естественно, что дела могут “кочевать” из одной группы в другую. Например, подготовка к совещанию неделю назад была делом важным, но не срочным, а теперь, накануне совещания, стала важным и срочным. А разрешение конфликта между двумя подчиненными час назад было делом важным и срочным, но стало не важным и не срочным, так как они сами разрешили противоречие. Пометьте в Ваших трех списках эти дела символами “ВС”, “ВН”, “СН”, “НН”. Подумайте, какие из этих дел Вы должны сделать сами, какие за Вас могут сделать другие и какие можно не делать вовсе?

Борьба с промедлением

Причины промедления:

Если Вы затягиваете работу над самым важным делом, еще раз определите, действительно ли оно сейчас является первоочередным? Может быть, приоритеты изменились? Тогда передвиньте это дело на ту ступеньку, которую оно сейчас занимает

Если это дело действительно важное, и Вы просто боитесь приступить к нему из-за его сложности, используйте метод швейцарского сыра: делайте хоть что-то, но для продвижения в нужном направлении. Приготовьте бумаги на столе, или план напишите

Если это дело не столь важное, но почему-либо неприятное для Вас, допустим, работа, которую Вы не любите делать, подумайте, кому можно поручить ее

Если это неприятный разговор, который Вы должны провести сами (допустим, сказать сотруднику об увольнении или о задержке поставки крупной партии товара клиенту), то продвиньтесь хотя бы на шаг: откройте книжку, найдите номер или набросайте план беседы. Представьте самое плохое, переживите его и примиритесь с ним. Попросите секретаря соединить Вас в определенное время. Потом проведите разговор

Что поможет в борьбе с промедлением?

Обсуждайте Ваши затруднения с другими людьми или размышляйте о них с разных точек зрения. Это поможет Вам понять причины затруднений, а слушающие Вас люди – натолкнуть на подходящее решение

Представьте, что произойдет в результате отсрочки? Используйте пугающие картины будущего как мотивирующий фактор

Затем представьте, что Вы будете чувствовать, когда справитесь с этим делом. Используйте этот энтузиазм для его начала!

Постарайтесь найти что-то интересное или полезное для себя в этом деле

Не корите себя слишком сильно, увеличивайте нагрузку на силу воли постепенно

Составление расписания

Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и соотнесите их со своим расписанием. Некоторые люди более продуктивны утром, другие днем или к вечеру. Обычно мы следуем полуторачасовым ритмам подъема и спада активности

Выделите время для интеллектуальной, сосредоточенной работы и попросите секретаря принимать в это время звонки, перенаправлять абонентов к другим сотрудникам или сообщать о том, когда с Вами можно будет связаться. Это даст Вам возможность размышлять над стратегическими вопросами

Выделите часы приема, в которые Вы встречаетесь с сотрудниками, и не принимайте их в другие часы. Если к Вам заходит подчиненный или коллега “на минуточку”, имея в виду час, мягко скажите, что сейчас действительно можете уделить ему лишь минуту. Предложите ему зайти позже, обратиться к заместителю и т.д. Действительно очень срочные вопросы, требующие Вашего экстренного вмешательства, встречаются не так уж часто

Отведите время для отдыха, оно должно быть заложено в расписание наряду с другими делами. В это время Вы можете разобрать часть несрочных бумаг, почитать книжку, прогуляться или просто отдохнуть. Делайте паузы до наступления усталости. Усталость легче предупредить, чем лечить. Небольшое утомление проходит после небольшого отдыха, большое - только после длительного. Т.е., если Вы не дадите себе вовремя отдохнуть, то остальную часть дня будете малоэффективны. Чаще меняйте виды деятельности. Это предупреждает утомление

Используйте маленькие паузы для различных видов работ: во время ожидания встречи с подчиненным, Вы можете выучить пару иностранных слов, а перед началом совещания набросать несколько строк о статье, которую планируете написать. Эти маленькие паузы не так уж малы, если их суммировать. Вторая польза от их использования – поддержание включения в важные для Вас дела

При выборе дела, которым Вы сейчас займетесь, спрашивайте себя: “Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?” Это поможет Вам расставить приоритеты

Делегирование

С некоторыми из дел, которые не столь важны, но отнимают массу сил и внимания, прекрасно справятся Ваши подчиненные. Делегирование является важной частью таймменеджмента. “Я не делаю то, что может сделать мой подчиненный” – золотое правило руководителя. Ведь Вам время необходимо для решения более важных дел.
Чтобы делегирование стало помощью, а не дополнительной проблемой, оно должно быть правильно организовано.
Делегирование – это передача части работы, а с ней части ответственности и необходимых полномочий подчиненному
Для правильного делегирования:

Четко сформулируйте конечный результат задачи, каким требованиям должен удовлетворять конечный продукт, сроки, насколько важна эта работа в списке задач подчиненного

Проверьте, понял ли Вас подчиненный. Задайте ему вопросы о способах выполнения задания, возможных затруднениях, ответьте на его вопросы, дайте возможность обращаться к Вам за помощью

Если в процессе выполнения задачи, сотрудник будет обращается к Вам за помощью по каждому поводу, уточните с ним еще раз задачу или выберите другого сотрудника для выполнения задания

Не навязывайте подчиненному свой способ решения задачи. Для Вас важен результат. Но предупредите сотрудника о возможных сложностях

Сообщите сотруднику, какими ресурсами он может пользоваться при выполнении поручения, предоставьте ему соответствующие полномочия и сообщите об этом заинтересованным лицам

Если задача интересная, делегируйте ее, как возможность роста сотрудникам, планируемым Вами на повышение. Не делегируйте рутинную работу одному человеку


25 августа 2014
© 2012 - 2018 Окрыляем успехом, ООО | Пожаловаться на содержимое
Создать сайт бесплатно
Сайт создан на платформе ETOV